Stand: 22. März 2026
[RECHTSFORM] VollgeistCoach
Inhaber: [VORNAME NACHNAME]
[STRASSE HAUSNUMMER]
[PLZ] [ORT], Deutschland
E-Mail: datenschutz@vollgeist.de
Web: vollgeist.de
Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte ausschließlich an die oben genannte E-Mail-Adresse. Ein gesetzlich benannter Datenschutzbeauftragter ist aufgrund der Unternehmensgröße derzeit nicht erforderlich (§ 38 BDSG), jedoch ist der Verantwortliche direkt erreichbar.
VollgeistCoach ist ein KI-gestützter digitaler Coaching-Dienst für Inhaber und Mitarbeiter von Bauunternehmen. Die nachfolgenden Abschnitte erläutern, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange wir sie speichern.
Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensname, Anschrift (Straße, PLZ, Ort), Passwort (verschlüsselt/gehasht, nicht im Klartext gespeichert), Registrierungszeitpunkt, Rolle im Unternehmen.
Zweck: Erstellung und Verwaltung des Benutzerkontos, Kommunikation, Freigabeprozess durch den Anbieter, Vertragserfüllung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, z. B. Buchführung).
Speicherdauer: Bis zur Kontolöschung durch den Nutzer oder durch den Anbieter; steuerrelevante Daten bis zu 10 Jahre gemäß § 147 AO.
Daten: JWT-Zugriffstoken (im Browser gespeichert), 2-Faktor-Authentifizierungscodes (temporär in Redis, max. 5 Minuten), letzter Login-Zeitpunkt, IP-Adresse bei Login.
Zweck: Sicherer Zugang zum Konto, Schutz vor unbefugtem Zugriff, Betrugsverhinderung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kontosicherheit).
Speicherdauer: 2FA-Codes: 5 Minuten. JWT-Token: Sitzungsdauer. Login-Zeitpunkt: bis zur Kontolöschung.
Daten: Texteingaben und KI-Antworten im Coaching-Chat, Sitzungszeitpunkte, Onboarding-Informationen (Gewerk, Stressthemen, Unternehmensrolle), Memory-Profil (aggregierte Erkenntnisse aus Coaching-Gesprächen).
Zweck: Erbringung des KI-Coaching-Dienstes, Personalisierung, Gesprächsgedächtnis zur Verbesserung der Coaching-Qualität.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); bei Inhalten, die Gesundheits- oder Wohlbefindensdaten berühren, zusätzlich Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung durch aktive Nutzung).
Speicherdauer: Bis zur Kontolöschung durch den Nutzer.
Daten: Audiodaten (Sprache), umgewandelt in Text mittels lokaler Speech-to-Text-Verarbeitung (faster-whisper, selbst gehostet in Deutschland).
Zweck: Ermöglichung der Sprachsteuerung im Coaching. Audiodaten werden nicht dauerhaft gespeichert — nur der transkribierte Text wird weiterverarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO bei biometrischer Stimmerkennung.
Speicherdauer: Audiodaten: unmittelbar nach Transkription gelöscht. Transkript-Text: siehe 3.3.
Daten: Anzahl genutzter Nachrichten und Sprachminuten pro Monat, gewählter Tarif, Trial-Enddatum.
Zweck: Durchsetzung von Nutzungslimits, Abrechnung, Tarifverwaltung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: Bis zur Kontolöschung; Abrechnungsbelege bis 10 Jahre gemäß § 147 AO.
Daten: E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Systembenachrichtigungen (Registrierungsbestätigung, Freigabe, 2FA-Code, Passwort-Reset).
Zweck: Transaktionale Kommunikation zur Vertragsabwicklung, Kontosicherheit.
Dienstleister: Strato AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin (SMTP-Versand über smtp.strato.de). Server in Deutschland.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Speicherdauer: E-Mail-Versandprotokolle: 30 Tage.
VollgeistCoach nutzt Large Language Models (LLMs) über die Anthropic API (Claude) zur Generierung von Coaching-Antworten. Anthropic, PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA, handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist abgeschlossen.
Ihre Eingaben werden zur Verarbeitung an die Anthropic API übermittelt. Anthropic verpflichtet sich vertraglich, API-Eingaben nicht zum Training eigener Modelle zu verwenden, sofern kein explizites Opt-in erfolgt ist.
| Dienstleister | Zweck | Sitz / Transfer |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server-Hosting (Datenbank, Backend, Redis) | Deutschland (FSN1) — kein Drittlandtransfer |
| Strato AG | Transaktionaler E-Mail-Versand (SMTP) | Deutschland — kein Drittlandtransfer |
| Anthropic, PBC | KI-Modell (Claude API) für Coaching-Antworten | USA — Drittlandtransfer auf Basis von SCC (Art. 46 DSGVO) |
| Google LLC | Google Fonts (Schriftarten auf Landing Page), ggf. Analytics | USA — Drittlandtransfer; Einwilligung erforderlich (§ 25 TDDDG) |
Für Drittlandtransfers (Anthropic, Google) bestehen Standarddatenschutzklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie — soweit verfügbar — ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Der Einsatz von Google Fonts erfolgt datenschutzkonform über lokales Hosting oder erfordert Ihre Einwilligung.
VollgeistCoach verwendet localStorage im Browser ausschließlich zur Speicherung des JWT-Zugangs-Tokens und grundlegender Nutzerdaten (Name, Tarif) für die Anzeige in der App. Es werden keine Tracking-Cookies gesetzt. Technisch notwendige Speicherung gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz) ist einwilligungsfrei zulässig.
Auskunft (Art. 15)
Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie gespeichert haben.
Berichtigung (Art. 16)
Unrichtige Daten können Sie jederzeit in den Profil-Einstellungen korrigieren oder uns per E-Mail informieren.
Löschung (Art. 17 — "Recht auf Vergessenwerden")
Sie können Ihren Account jederzeit vollständig löschen — direkt in der App unter Profil → "Account löschen". Alle Daten (Profil, Firma, Chats, Memory) werden sofort und unwiderruflich gelöscht. Ausnahme: gesetzliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, max. 10 Jahre für steuerrelevante Belege).
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen einschränken lassen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Sie können Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (JSON) anfordern. Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail.
Widerspruch (Art. 21)
Gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) können Sie jederzeit Widerspruch einlegen.
Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3)
Erteilte Einwilligungen (insb. Art. 9 DSGVO für besondere Datenkategorien) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@vollgeist.de. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für den Verantwortlichen ist:
[ZUSTÄNDIGE AUFSICHTSBEHÖRDE gemäß Bundesland des Unternehmenssitzes]
z. B. Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) für Bayern, oder Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg, etc.
Eine Liste aller deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter: www.bfdi.bund.de
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen: vollständige TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für alle Verbindungen über Caddy mit automatischem Zertifikatsmanagement, bcrypt-Passwort-Hashing (keine Klartextpasswörter), Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) bei jedem Login, kurzlebige Token (JWT, 2FA-Codes mit 5-Minuten-TTL in Redis), Serverhaltung ausschließlich in Deutschland (Hetzner, Rechenzentrum Falkenstein), keine Weitergabe von Daten an Dritte zu Werbezwecken, physisch und logisch isolierte Datenbank (PostgreSQL) ohne öffentlichen Zugang.
Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Nutzungsvertrages erforderlich. Ohne Registrierungsdaten (Name, E-Mail, Unternehmen) kann kein Konto erstellt werden. Coaching-Inhalte und Onboarding-Daten sind für die Nutzung des Dienstes notwendig; ohne sie ist eine personalisierte Coaching-Leistung nicht möglich.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage, der Datenverarbeitung oder des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Fassung ist stets unter app.vollgeist.de/datenschutz und vollgeist.de/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.
VollgeistCoach · Stand: 22. März 2026 · datenschutz@vollgeist.de